Dlaczego stworzyliśmy nasz autorski system DelCare24, a nie skorzystaliśmy z gotowych rozwiązań?

Stworzyliśmy DelCare24, ponieważ żaden z dostępnych na rynku systemów nie odpowiadał specyfice delegowania opiekunek do pracy w Niemczech. Potrzebowaliśmy narzędzia, które rozumie zmienne terminy wyjazdów, historię zleceń, zgłoszenia do ubezpieczenia oraz formalności wynikające z polskich i niemieckich przepisów.

Zamiast dostosowywać firmę do ograniczeń gotowego oprogramowania, postanowiliśmy stworzyć system dopasowany do rzeczywistych potrzeb branży opieki.

Dziś DelCare24 porządkuje procesy związane z delegowaniem pracowników, ułatwia dostęp do dokumentów i pozwala szybko sprawdzić status ubezpieczenia. System rozwijamy nieprzerwanie od 2015 roku.

Branża opieki nie mieści się w tabelce

Każdy, kto zna specyfikę delegowania opiekunek do Niemiec, wie jedno: to branża, w której nic nie stoi w miejscu.

Zmieniają się:

• terminy wyjazdów,
• miejsca wykonywania pracy,
• osoby wymagające opieki,
• okresy zatrudnienia,
• daty rozpoczęcia ubezpieczenia,
• niezbędne dokumenty.

Jedna opiekunka może w ciągu roku realizować kilka różnych zleceń, pracować pod różnymi adresami i podlegać kilku okresom ubezpieczenia. Każda taka zmiana musi zostać prawidłowo odnotowana, udokumentowana i obsłużona. Na początku, podobnie jak wiele firm z branży, korzystaliśmy z arkuszy kalkulacyjnych. Szybko jednak przekonaliśmy się, że Excel nie jest narzędziem wystarczającym do zarządzania tak złożonym procesem.

Arkusz kalkulacyjny

• nie przypomni automatycznie o zbliżającym się terminie zgłoszenia do ubezpieczenia,
• nie pokaże w kilka sekund kompletnej historii wyjazdów zleceniobiorcy,
• nie przeprowadzi użytkownika przez kolejne etapy procesu,
• nie zapewni odpowiedniego obiegu dokumentów,
• nie rozwiąże problemów związanych z obsługą danych na styku polskich i niemieckich regulacji.

Potrzebowaliśmy systemu, który odzwierciedla logikę naszej branży.

Gotowe systemy nie odpowiadały naszym potrzebom

Kiedy rozpoczynaliśmy działalność, na rynku dostępne były już systemy CRM, programy kadrowo-płacowe oraz narzędzia do zarządzania projektami. Teoretycznie mogliśmy wybrać jedno z nich, skonfigurować podstawowe ustawienia i rozpocząć pracę. Problem polegał na tym, że rozwiązania te projektowano głównie z myślą o standardowym zatrudnieniu w jednym kraju.

Delegowanie opiekunek do Niemiec wymaga natomiast obsługi znacznie bardziej złożonych procesów, takich jak:

• ewidencja kolejnych wyjazdów i miejsc pracy,
• zarządzanie wieloma okresami ubezpieczenia,
• kontrolowanie statusów zgłoszeń,
• przechowywanie historii dokumentów,
• udostępnianie informacji firmom i zleceniobiorcom,
• uwzględnianie formalności obowiązujących w Polsce i w Niemczech.

Dostosowywanie gotowego programu oznaczałoby ciągłe obchodzenie jego ograniczeń. Zamiast usprawniać pracę, system wymuszałby kompromisy i dodatkowe czynności. Nie chcieliśmy dopasowywać procesów firmy do oprogramowania. Chcieliśmy stworzyć oprogramowanie dopasowane do procesów firmy.

Wizja systemu stworzonego dla branży opieki

Od początku zależało nam nie tylko na gromadzeniu danych. Informacje miały być uporządkowane, aktualne i dostępne dla odpowiednich osób dokładnie wtedy, kiedy są potrzebne. Prezes naszej firmy, Jacek Kühn, miał jasno określoną wizję systemu dla firm delegujących personel do Niemiec.

Każdy uczestnik procesu – pracownik działu kadr, doradca opiekunki czy prezes – powinien móc szybko sprawdzić:

• na jakim etapie znajduje się dane zgłoszenie,
• czy opiekunka została zgłoszona do ubezpieczenia,
• jaki jest status karty ubezpieczeniowej,
• gdzie znajduje się potrzebny dokument,
• jakie zlecenia i okresy ubezpieczenia znajdują się w historii opiekunki.

Nie znaleźliśmy na rynku rozwiązania, które realizowałoby tę wizję w sposób odpowiadający realiom branży opieki. Dlatego zdecydowaliśmy się zbudować własny system.

Mogliśmy pójść na skróty. Wybraliśmy własną drogę.

Mieliśmy dwie możliwości. Pierwszą było wdrożenie gotowego programu i stopniowe dostosowywanie go do potrzeb firmy. Drugą – stworzenie od podstaw systemu przeznaczonego dla firm delegujących opiekunki do pracy w Niemczech.

Wybraliśmy drugą drogę. Była trudniejsza i wymagała znacznie większego zaangażowania, ale tylko ona dawała możliwość stworzenia narzędzia, które rzeczywiście odpowiada na problemy występujące w naszej branży. Tak powstał DelCare24 – system projektowany od pierwszej linii kodu z myślą o delegowaniu pracowników, obsłudze ubezpieczeń i bezpiecznym zarządzaniu dokumentacją. Jego zadaniem od początku było nie tylko ograniczenie liczby formalności, lecz przede wszystkim uporządkowanie procesów, które bez odpowiednich narzędzi łatwo mogą stać się źródłem błędów i opóźnień.

DelCare24 rozwijamy od 2015 roku

DelCare24 nie jest jednorazowym projektem, który po wdrożeniu przestał się zmieniać. Rozwijamy go nieprzerwanie od 2015 roku, czyli od ponad dekady.

Współpracujemy z zaufanym zespołem IT, który pracuje nad rozwiązaniami przeznaczonymi tylko dla naszej organizacji. Dzięki temu system może być regularnie aktualizowany i dostosowywany do:

• zmian w procesach ubezpieczeniowych,
• nowych wymagań formalnych,
• potrzeb firm delegujących opiekunki,
• doświadczeń opiekunek,
• uwag przekazywanych przez naszych klientów.

Codzienna praca nad systemem sprawia, że DelCare24 nie pozostaje w tyle za zmieniającą się branżą, tylko rozwija się razem z nią.

Co potrafi system DelCare24?

DelCare24 wspiera firmy w najważniejszych procesach związanych z delegowaniem opiekunek do Niemiec.

Dodawanie pracowników

Nowego zleceniobiorcę można wprowadzić do systemu za pomocą krótkiego formularza. Po zapisaniu danych firma uzyskuje dostęp do informacji potrzebnych do dalszej obsługi administracyjnej.

Zgłaszanie opiekunek do ubezpieczenia

Użytkownik wskazuje zleceniobiorcę oraz datę rozpoczęcia ubezpieczenia. Następnie system przekazuje zgłoszenie do ubezpieczyciela zgodnie z przyjętym procesem.

Pobieranie potwierdzenia ubezpieczenia

Potwierdzenie ubezpieczenia można pobrać online przez całą dobę, siedem dni w tygodniu. Dostępna jest również wersja dokumentu potrzebna podczas wizyty u lekarza w Niemczech.

Sprawdzanie statusu karty ubezpieczeniowej

System pozwala monitorować kolejne etapy obsługi karty ubezpieczeniowej — od jej zamówienia, przez wysyłkę, aż po odbiór.

Dostęp do historii ubezpieczeń

W jednym miejscu można sprawdzić wcześniejsze okresy ubezpieczenia oraz powiązaną z nimi dokumentację. Dotyczy to także danych archiwalnych sprzed kilku lat.

Dostęp do informacji przez całą dobę

Firma lub opiekunka może sprawdzić potrzebne informacje niezależnie od godziny. Nie trzeba czekać na otwarcie biura ani kontaktować się z kilkoma osobami, aby ustalić status dokumentu.

Jakie problemy rozwiązuje DelCare24?

System DelCare24 pomaga przede wszystkim ograniczyć chaos informacyjny, który może pojawić się przy obsłudze wielu pracowników, zleceń i okresów ubezpieczenia.

System ułatwia:

• porządkowanie danych opiekunek,
• kontrolowanie terminów i statusów,
• odnajdywanie dokumentów,
• odtwarzanie historii zatrudnienia i ubezpieczeń,
• ograniczanie ręcznego przepisywania informacji,
• przekazywanie aktualnych danych uprawnionym użytkownikom,
• sprawniejszą współpracę między firmą, opiekunką i pozostałymi uczestnikami procesu.

Dzięki temu nasi klienci mogą poświęcić mniej czasu na wyszukiwanie informacji, a więcej na obsługę klientów i opiekunek.

System, który rozwija się razem z klientami

Nie traktujemy DelCare24 jako produktu ukończonego raz na zawsze. System stale się zmienia, ponieważ zmieniają się przepisy, procesy oraz potrzeby firm działających w branży opieki. Dużą część kierunków rozwoju wyznaczają nasi klienci. To oni najlepiej widzą, w których miejscach codziennej pracy pojawiają się dodatkowe czynności, opóźnienia lub niepotrzebne komplikacje.

Analizujemy te doświadczenia i na ich podstawie rozwijamy kolejne funkcje. Gdybyśmy w 2015 roku zdecydowali się na gotowe rozwiązanie, prawdopodobnie do dziś musielibyśmy dostosowywać swoją pracę do jego ograniczeń. Zamiast tego stworzyliśmy narzędzie przeznaczone dla branży, w której zmiana jest codziennością. DelCare24 powstał po to, aby tę zmienność porządkować i z każdym kolejnym usprawnieniem robić to jeszcze skuteczniej.

 

Chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak DelCare24 może wspierać codzienną pracę w delegowaniu opiekunek do Niemiec?
Umów się na bezpłatną konsultację z Moniką, wybierając dowolny termin w kalendarzu: -> https://calendly.com/delcare1_monika/30min

FAQ

Najczęściej zadawane pytania o system DelCare24. 

Czym jest DelCare24?

DelCare24 to autorski system wspierający obsługę firm delegujących opiekunki do pracy w Niemczech. Umożliwia między innymi zarządzanie danymi opiekunek, zgłoszeniami do ubezpieczenia, dokumentami oraz historią ubezpieczeń.

Dlaczego DelCare24 powstał jako autorski system?

Gotowe programy kadrowe i systemy CRM nie uwzględniały specyfiki delegowania pracowników do Niemiec. DelCare24 został zaprojektowany od podstaw z myślą o procesach występujących w branży opieki.

Od kiedy rozwijany jest DelCare24?

System jest rozwijany nieprzerwanie od 2015 roku.

Jakie informacje można sprawdzić w DelCare24?

W zależności od uprawnień użytkownik może sprawdzić między innymi dane zleceniobiorcy, status zgłoszenia do ubezpieczenia, historię ubezpieczeń, dokumenty oraz status karty ubezpieczeniowej.

Czy system DelCare24 jest nadal rozwijany?

Tak. DelCare24 jest regularnie aktualizowany na podstawie zmian zachodzących w branży oraz informacji przekazywanych przez klientów i użytkowników systemu.

Wróć do listy artykułów