Co zrobić, gdy cofną zaświadczenie A1?

Jeżeli ZUS cofnął zaświadczenie A1, najpierw trzeba ustalić, jakiego okresu dotyczy cofnięcie, z jakiego powodu dokument został wycofany i któremu systemowi zabezpieczenia społecznego dana osoba powinna podlegać za ten czas. Nie należy od razu zakładać, że sprawę wystarczy zamknąć jedną korektą składek. Cofnięcie A1 może działać wstecz. ZUS wskazuje w swoim poradniku, że skutkiem może być wyłączenie osoby z polskiego systemu zabezpieczenia społecznego za wcześniejszy okres, konieczność zgłoszenia jej do systemu innego państwa i opłacenia tam należnych składek. W niektórych sprawach może pojawić się również kwestia świadczeń wypłaconych wcześniej przez ZUS. Dlatego po otrzymaniu pisma z ZUS liczy się kolejność działań: najpierw analiza decyzji i okresów zatrudnienia, później ustalenie właściwego ustawodawstwa, a dopiero na tej podstawie korekty i rozliczenia.

Czym jest A1?

Zaświadczenie A1 potwierdza, któremu ustawodawstwu w zakresie zabezpieczenia społecznego podlega osoba pracująca w sytuacji transgranicznej. Może dotyczyć między innymi pracownika czasowo delegowanego do innego państwa UE albo osoby, która normalnie wykonuje pracę w dwóch lub kilku państwach.
Przykładowo pracownik wykonuje czasowo pracę w Niemczech, ale po spełnieniu warunków określonych w przepisach unijnych nadal podlega polskiemu systemowi. Wtedy A1 potwierdza ten stan wobec instytucji innych państw.
Dokument jest wiążący dla instytucji państw członkowskich tak długo, jak nie zostanie wycofany albo uznany za nieważny. Wynika to z art. 5 rozporządzenia nr 987/2009.
Samo A1 nie jest jednak dokumentem uprawniającym do leczenia. To ważne rozróżnienie, ponieważ w praktyce A1, EKUZ, formularz S1 i niemiecka karta zdrowia bywają wrzucane do jednego worka, chociaż pełnią inne funkcje. Więcej o tym rozróżnieniu opisujemy w artykule A1 i EKUZ w opiece w Niemczech – jak to wygląda w praktyce?

Z jakich powodów cofają A1?

ZUS może ponownie zbadać, czy warunki, na podstawie których wydano A1, rzeczywiście były spełnione. Według aktualnego poradnika ZUS do wycofania A1 może dojść na wniosek instytucji innego państwa członkowskiego, która zakwestionowała dokument, albo z urzędu po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego lub kontroli. ZUS wskazuje dwa podstawowe przypadki. Pierwszy występuje wtedy, gdy dowody lub oświadczenia przedstawione przy ubieganiu się o A1 nie odpowiadały rzeczywistemu stanowi faktycznemu. Drugi dotyczy zmiany okoliczności, na podstawie których wcześniej wydano dokument.
W praktyce trzeba więc sprawdzić dokładnie, czego dotyczą zastrzeżenia. Znaczenie może mieć sposób wykonywania pracy, miejsce zamieszkania pracownika, działalność pracodawcy w Polsce, harmonogram wykonywania pracy w poszczególnych państwach albo zmiana warunków, która nastąpiła już po wydaniu A1. Nie ma sensu analizować takiej sprawy wyłącznie na podstawie pytania: „przecież ZUS kiedyś wydał A1, więc dlaczego teraz je cofa?”. Wydany dokument jest wiążący, ale przepisy przewidują możliwość jego późniejszego wycofania, jeżeli po ponownej analizie okaże się, że nie powinien obowiązywać.

Co zrobić, gdy cofnięto nam A1?

Po otrzymaniu informacji o cofnięciu A1 nie zaczynaj od przeliczania niemieckich składek. Najpierw trzeba ustalić, co dokładnie wynika z dokumentów.

1. Przeczytaj decyzję lub pismo ZUS razem z uzasadnieniem. Sprawdź, kogo dotyczy sprawa, jaki okres został zakwestionowany i na jakich ustaleniach opiera się ZUS. Zobacz również pouczenie o możliwości zaskarżenia.
2. Odtwórz stan faktyczny z zakwestionowanego okresu. Potrzebne mogą być umowy, harmonogramy wyjazdów, dokumentacja dotycząca pracy wykonywanej w Polsce i w Niemczech, rozliczenia wynagrodzenia oraz korespondencja prowadzona przy uzyskiwaniu A1.
3. Ustal właściwe ustawodawstwo za sporny okres. Cofnięcie polskiego A1 może prowadzić do objęcia danej osoby systemem zabezpieczenia społecznego innego państwa. Nie powinno się jednak przyjmować automatycznie, że w każdej sprawie będzie to system niemiecki. Unijne przepisy zawierają zasadę miejsca wykonywania pracy oraz szereg wyjątków dotyczących m.in. delegowania i pracy wykonywanej w kilku państwach.
4. Dopiero po ustaleniu właściwego systemu przygotuj korekty. Jeżeli z analizy wynika obowiązek ubezpieczenia w Niemczech, trzeba ustalić sposób zgłoszenia za okres wsteczny, wysokość należnych składek oraz zasady skorygowania wcześniejszych rozliczeń w Polsce. ZUS sam wskazuje, że wycofanie A1 może prowadzić do obowiązku zgłoszenia osoby do systemu zabezpieczenia społecznego innego państwa i zapłaty tam składek.
5. Sprawdź sytuację pracownika w zakresie ubezpieczenia zdrowotnego i świadczeń. Trzeba oddzielić kwestie składek społecznych od prawa do leczenia. Jeżeli zmienia się państwo właściwe dla ubezpieczenia, warto sprawdzić również dokumenty dotyczące korzystania z opieki zdrowotnej w spornym okresie.

Przy sprawach obejmujących kilka lat albo większą liczbę zleceniobiorców dobrze przeanalizować sytuację zbiorczo. Jedna decyzja może ujawnić problem, który występuje również w innych, podobnie skonstruowanych przypadkach.

Jak skutecznie zapobiec sytuacji cofnięcia A1?

Najbezpieczniejsza zasada jest prosta: dokumentacja przedstawiona przy wniosku o A1 musi odpowiadać temu, jak praca rzeczywiście wygląda.
Jeżeli zmienia się harmonogram, państwo wykonywania pracy, sposób zatrudnienia albo inne okoliczności mające znaczenie dla właściwego ustawodawstwa, nie należy traktować wcześniej wydanego A1 jako dokumentu, który automatycznie pozostanie prawidłowy do końca wskazanego okresu.
ZUS sam zwraca uwagę, że dane przekazywane przy ubieganiu się o A1 powinny być kompletne i zgodne ze stanem faktycznym. W określonych sytuacjach dotyczących zmian w wcześniej wydanym A1 należy również złożyć odpowiedni wniosek o zmianę danych albo anulowanie dokumentu.
Drugim elementem jest prawidłowe ustalenie systemu ubezpieczenia jeszcze przed rozpoczęciem określonego modelu pracy. Nie można wybrać polskiego albo niemieckiego systemu wyłącznie dlatego, że jeden z nich jest wygodniejszy lub tańszy. O tym, któremu ustawodawstwu podlega pracownik, decydują przepisy o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego oraz rzeczywisty sposób wykonywania pracy.
Jeżeli z tych zasad wynika podleganie niemieckiemu systemowi, firma powinna od początku prawidłowo przeprowadzić niemieckie zgłoszenia i rozliczenia. W takim modelu nie korzysta się z A1 jako potwierdzenia podlegania polskim ubezpieczeniom, ponieważ pracownik jest rozliczany w systemie niemieckim.
DelCare wspiera firmy właśnie w obsłudze kadrowo-płacowej i ubezpieczeniowej po stronie niemieckiej. Więcej o tym, jak wygląda organizacja takiego modelu, można przeczytać na stronie O systemie DelCare24 oraz w artykule Jak przygotować firmę do delegowania pierwszego zleceniobiorcy na niemieckich warunkach?. Koszty obsługi są dostępne w cenniku.

FAQ

Czy można odwołać się od cofnięcia A1?
Jeżeli ZUS wydał w sprawie decyzję, należy w pierwszej kolejności sprawdzić zawarte w niej pouczenie. To ono wskazuje właściwy tryb i termin zaskarżenia.
Co do zasady od decyzji ZUS w sprawach z zakresu ubezpieczeń społecznych można odwołać się do sądu za pośrednictwem oddziału ZUS, który wydał decyzję. ZUS wskazuje dla typowych decyzji termin miesiąca od dnia jej doręczenia. Każdą sprawę dotyczącą A1 warto jednak ocenić na podstawie konkretnego dokumentu otrzymanego z Zakładu.

Ile czasu wstecz ZUS może cofnąć A1?
Nie ma prostej zasady, zgodnie z którą każde A1 można cofnąć wyłącznie o określoną liczbę lat. ZUS wprost wskazuje, że wycofanie dokumentu może skutkować wyłączeniem osoby z polskiego systemu zabezpieczenia społecznego z okresem wstecznym. To, jakiego okresu dotyczy konkretna sprawa, wynika z jej okoliczności, ustaleń instytucji oraz dokumentów dotyczących pracy w danym czasie. Nie należy przy tym utożsamiać okresu, którego może dotyczyć ustalenie właściwego ustawodawstwa, z terminami dotyczącymi przedawnienia poszczególnych należności. To odrębne zagadnienia.

Co dzieje się ze świadczeniami pobranymi na podstawie później cofniętego A1? 
Cofnięcie A1 nie oznacza automatycznie, że każde wypłacone wcześniej świadczenie trzeba zwrócić.
ZUS wskazuje jednak, że jednym z możliwych skutków uchylenia A1 jest konieczność ewentualnego zwrotu wypłaconych świadczeń. W konkretnej sprawie trzeba więc sprawdzić rodzaj świadczenia, okres, którego dotyczyło, i podstawę jego wypłaty.

Czy cofnięcie A1 automatycznie oznacza obowiązek zapłaty składek w Niemczech?
Nie w każdej sprawie można przyjąć taki skrót. Jeżeli osoba wykonywała pracę wyłącznie w Niemczech i nie znajduje zastosowania żaden wyjątek przewidziany w przepisach unijnych, zasada miejsca wykonywania pracy może prowadzić do zastosowania niemieckiego ustawodawstwa. Przy pracy w kilku państwach, delegowaniu lub innych szczególnych sytuacjach trzeba jednak przeprowadzić pełną analizę zasad z rozporządzenia nr 883/2004.

Czy A1 daje pracownikowi prawo do leczenia w Niemczech? 
Nie. A1 potwierdza właściwe ustawodawstwo w zakresie zabezpieczenia społecznego. Prawo do korzystania z opieki zdrowotnej dokumentuje się w zależności od sytuacji między innymi przez EKUZ (w ograniczonym zakresie – działa tylko w nagłych przypadkach) albo formularz S1. Osoba objęta niemieckim ustawowym ubezpieczeniem zdrowotnym otrzymuje natomiast potwierdzenie ubezpieczenia w postaci niemieckiej eGK.

Co zapamiętać po cofnięciu A1?
Cofnięcia A1 nie powinno się traktować jak zwykłej korekty administracyjnej. Decyzja może zmienić ocenę tego, któremu systemowi zabezpieczenia społecznego pracownik podlegał w przeszłości, a w konsekwencji wymagać nowych zgłoszeń i rozliczeń. Najpierw trzeba ustalić okres i przyczynę cofnięcia. Później właściwe ustawodawstwo. Dopiero na tej podstawie można prawidłowo policzyć składki oraz przygotować dokumenty w Polsce i za granicą. Równie ważne jest oddzielenie A1 od ubezpieczenia zdrowotnego. A1, EKUZ, S1 i niemiecka karta zdrowia odpowiadają na różne pytania i nie należy używać tych pojęć zamiennie. Jeżeli firma regularnie kieruje zleceniobiorców do Niemiec, warto ustalić właściwy model ubezpieczeń przed rozpoczęciem kolejnych zleceń. Pozwala to ograniczyć ryzyko, że problem ujawni się dopiero podczas późniejszej kontroli.

Umów bezpłatną konsultację z DelCare.

Treść ma charakter informacyjny. Skutki cofnięcia A1 zależą od okoliczności konkretnej sprawy oraz treści dokumentów wydanych przez właściwe instytucje.
Źródła:
ZUS, „Jak otrzymać zaświadczenie A1” – część dotycząca wiążącego charakteru A1, jego wycofania i możliwych skutków cofnięcia.
Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego.
Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 987/2009, w szczególności art. 5 dotyczący dokumentów potwierdzających właściwe ustawodawstwo.
Komisja Europejska, informacje dotyczące Europejskiej Karty Ubezpieczenia Zdrowotnego, S1 i leczenia planowanego.
Niemiecki federalny portal zdrowotny , informacje dotyczące elektronicznej karty zdrowia eGK. gesund.bund.de

Autor:

Monika Kubis, dyrektorka ds. operacyjnych w DelCare

Wróć do listy artykułów