Co najbardziej zaskakuje nowych klientów DelCare?

Na początku zwykle pojawiają się pytania o przepisy, ubezpieczenie, dokumenty i sposób zgłaszania opiekunek. Firmy, które wcześniej działały w modelu opartym na A1, są przyzwyczajone do pilnowania harmonogramów, wniosków, terminów i korespondencji z ZUS. Dlatego przy pierwszej rozmowie z DelCare wiele osób spodziewa się przede wszystkim… kolejnej porcji formalności.

Czyli naprawdę nie musimy zajmować się A1?

To jedno z pierwszych pytań. W modelu niemieckim pracownik zostaje zgłoszony do systemu ubezpieczeń w Niemczech. Nie trzeba więc opierać delegowania na zaświadczeniu A1, przygotowywać harmonogramów „pod ZUS” ani mierzyć się z ryzykiem kontroli i późniejszego cofnięcia tego dokumentu. I właśnie tutaj często pojawia się pierwsze zaskoczenie.
Firmy przyzwyczajone do polskiego modelu przez lata traktowały część tych czynności jako coś oczywistego. Trzeba zrobić harmonogram. Trzeba złożyć wniosek. Trzeba czekać. Trzeba sprawdzić, czy wszystko się zgadza. A jeśli po czasie A1 zostanie zakwestionowane, trzeba wrócić do dokumentów i uporządkować sprawę wstecz.
Przy niemieckich warunkach ten konkretny obszar po prostu znika z listy obowiązków firmy. I dla wielu nowych klientów dopiero po chwili dociera, ile czasu i uwagi wcześniej im zabierał.

Naprawdę możemy po prostu zadzwonić?

Na pierwszym spotkaniu kontakt z opiekunem klienta brzmi jak jedna z wielu informacji organizacyjnych. Dopiero kiedy pojawia się pierwsze pytanie, nietypowa sytuacja albo sprawa, którą trzeba szybko wyjaśnić, firma przekonuje się, co to właściwie oznacza.
Ktoś dzwoni. I opiekun klienta odbiera.
Ktoś pisze wiadomość. I dostaje odpowiedź.

Nie ma anonimowej infolinii ani przekazywania sprawy od jednej osoby do drugiej. Klient współpracuje z konkretną osobą, która zna jego firmę i wie, jak wygląda jej sposób działania.
W branży opieki ma to większe znaczenie, niż może się wydawać. Terminy wyjazdów się zmieniają, dochodzą kolejni zleceniobiorcy, pojawiają się pytania dotyczące dokumentów czy ubezpieczenia. To nie jest środowisko, w którym każdą sytuację da się przewidzieć kilka miesięcy wcześniej.
Dlatego czas reakcji naprawdę ma znaczenie. I właśnie wtedy najczęściej słyszymy coś w rodzaju: „Nie spodziewaliśmy się, że naprawdę będziecie tak dostępni”.

A my po prostu jesteśmy. Jeżeli klient trafia na problem, który już znamy, możemy szybciej wskazać możliwe rozwiązanie. Jeżeli widzimy, że przy obecnym sposobie działania za jakiś czas może pojawić się komplikacja, rozmawiamy o niej wcześniej. Dla firmy opiekuńczej oznacza to mniej sytuacji, w których problem trzeba rozwiązywać pod presją czasu.

Ważne dane nie krążą po skrzynkach mailowych.

Kolejne zaskoczenie pojawia się przy systemie DelCare24. Nowi klienci często mają za sobą lata pracy na arkuszach, załącznikach i wiadomościach mailowych. Dokument od jednej osoby, poprawiona wersja od drugiej, potwierdzenie gdzieś w starszej korespondencji. Dopóki zleceniobiorców jest niewielu, da się nad tym zapanować. Przy większej liczbie wyjazdów zaczyna się robić trudniej. System DelCare24 powstał właśnie dlatego, że zwykłe arkusze i gotowe programy nie odpowiadały specyfice delegowania opiekunek do Niemiec. System został zaprojektowany tak, żeby w jednym miejscu porządkować zgłoszenia, dokumenty, historię ubezpieczenia i statusy poszczególnych spraw. Dzięki temu informacje nie muszą być przesyłane między firmą a DelCare w kolejnych mailach.
Potrzebny dokument? Jest w systemie.
Status ubezpieczenia? Można go sprawdzić.
Historia wcześniejszych okresów? Również jest dostępna.
Do informacji można dostać się przez całą dobę, bez czekania na otwarcie biura albo szukania osoby, która akurat ma właściwy załącznik.
I tu pojawia się jeszcze jedna reakcja, którą znamy bardzo dobrze: „Tylko my nie jesteśmy techniczni. ”. Po zalogowaniu do systemu wszystkie obawy się rozwiewają, bo DelCare24 nie powstał po to, żeby imponować złożonością. Ma po prostu prowadzić użytkownika przez proces i pozwalać szybko znaleźć to, czego akurat potrzebuje. W historii DelCare ani jeden klient nie powiedział, że ten system jest dla niego za trudny.

Bez faktury za każde kolejne „a jeszcze to…”

Jest też kwestia, która może wydawać się drobna, dopóki firma nie ma za sobą kilku współprac, w których do podstawowej ceny regularnie dochodziły kolejne pozycje: dodatkowa czynność, dodatkowy dokument i… dodatkowa faktura.

Dlatego w DelCare zakres współpracy ustalamy od początku. Klient ma wiedzieć, za co odpowiadamy i jakie są zasady rozliczeń. W materiałach wdrożeniowych DelCare podkreśla proste zasady oraz brak ukrytych kosztów właśnie po to, żeby później nie było miejsca na domysły. I to też potrafi zaskoczyć.

Największe zaskoczenie? Że w firmie robi się po prostu spokojniej.

Na początku rozmowy o niemieckich warunkach dla opiekunek często krążą wokół przepisów, zgłoszeń i ubezpieczeń. Po kilku miesiącach klienci znacznie częściej mówią jednak o czymś innym. O tym, że wiedzą, do kogo zadzwonić. Że nie muszą szukać dokumentów w mailach. Że nie zastanawiają się, kto ma zająć się kolejnym zgłoszeniem.
Że część spraw, które wcześniej wymagały ciągłego pilnowania, po prostu dzieje się po właściwej stronie.

I chyba właśnie to najbardziej zaskakuje nowych klientów DelCare – że wiele rzeczy przestaje wymagać ich uwagi.

Wróć do listy artykułów